丁寧かつ簡潔な英語のメールを書く方法

丁寧で簡潔な英語メール

一般的に言って、日本人が書く英語のメールは長すぎます。もちろん伝えなければいけない内容がたくさんあるのであれば長くなってもいいのですが、日本人が書く英語のメールによく共通して見られるのは、相手に丁寧に聞こえるように気を使った結果、余計な文言を付け足しすぎて回りくどくなってしまっているというものです。この記事では、丁寧かつ簡潔な英語のメールを書く方法についてお話していきます。

簡潔な英語のメールを書く方法

丁寧と迷惑のパラドックス

日本では相手への最大への配慮を伝えること、失礼にならないように可能な限り丁寧な言葉遣いで書くことが重視されているのかもしれません。それゆえに、お願いごとをしなければいけない相手や、会社内で役職が上の、いわゆる「偉い人」に対してメールを書くとなると、より謙虚で丁寧なメールにしなければいけないと思い、どんどん回りくどい文が増えていきます。

長いメールのデメリット

でも、ここで気づいていただきたいのは「偉い人ほど忙しい」という事実です。長いメールは読むのに時間がかかるだけでなく、要点が掴みにくいため理解にも時間を要します。結局何がしてほしいのかが明確に伝わらないメッセージは、具体的な行動に移してもらうことができず、本当に忙しい相手であればスルーされてしまいます。

ヨーロッパ人の仕事に関する考え方

さらに言えば、ヨーロッパ人の多くは生活における仕事の位置付けついて、日本人とは少し異なる考え方を持っています。どれだけ好きな仕事でも、定時に終わらせてアフターファイブを家族や友達と過ごしたり、キャリアアップや趣味の時間として使ったりしたいと思っているということです。

簡潔に情報が伝わるメールを書こう

早く家に帰って家族と過ごしたいと思っている相手に送ったメールが、丁寧でも長ったらしい文章であれば、相手がメールを読んで意図を理解するのに時間がかかり、逆に迷惑になってしまいます。回りくどいメールは日本人の配慮の裏返しですが、できるだけ簡潔に相手に情報が伝わるメール文を書くことを心がけましょう。

簡潔性と情報性のあるメール

日本語から訳そうとしてはいけない

日本語でメールを書くときは、丁寧さや気遣いを表すための文言が多く使われますね。でもそれをそのまま英語に訳そうとするのではやめましょう。伝えたい情報は何かということをまず明確にすることが大切です。実際に英語環境で仕事をしていると、知りたい情報を伝えるためだけの1〜2行の短いメールを受け取ることもよくあります。

ネイティブが書く1行メールの例

以下はすべて実際に英語のネイティブから受け取った1行メールの例です。

That is fine.(それで大丈夫です。)

I have passed this on to him.(この件は彼に伝えました。)

I have changed the diary as requested. (リクエスト通りスケジュールを変更しました。)

I will wait to hear from you regarding the venue.(場所についての情報をお待ちしています。)

ただ、さすがに1行メールをいきなり送りつけたり、返信したりするのはちょっとぶっきらぼうな感じがするので、1行メールを送る際にはメールをやりとりしている相手との関係を考える必要があります。

相手との関係

よく知っている相手や何度もやりとりを重ねているような相手であれば、1行で簡潔に返しても良いと言えます。1行メールを書くのは、たいてい忙しい人か、簡潔なコミュニケーションを好む人です。それを踏まえて相手のトーンに合わせることでコミュニケーションを円滑にすることができます。端的な返信をもらったら、宛名と結びのフレーズはつけて、本文はできるだけ簡潔に返すようにするのが良いと思います。宛名と結びをつけると以下のような文面になります。

Hi John,

I’ll meet you in the hotel lobby at 11am.(11時にホテルのロビーでお会いしましょう。)

Kind regards,

Yuko

これで十分です。ただ、礼儀作法が大切なことは間違いありません。忙しい相手に配慮しながらも、ぶっきらぼうな印象にはならないように、簡潔ながらも礼のある文面を心がけることが大切です。

丁寧かつ簡潔な文と回りくどい文の違い

それでは「簡潔でも礼のある文」と「回りくどい迷惑な文」の違いはどこにあるのでしょうか?それを見極める基準は、ある文に相手が知りたいであろう「5W1H」の情報が含まれているかどうかです。挨拶文を除いて、情報性のない文はビジネスメールにおいて必要のない文ですので、極力省くようにしましょう。

日本人が書く回りくどいメール文の例

次のメール文は日本人がよくやってしまいがちな「回りくどい文」の例です。おそらく日本語で書くビジネスメール文をそのまま訳したと思われる表現が多くあります。

Dear Mr. John Smith,

My name is Yuko Suzuki. I work at Cerise Works Limited. I was introduced by Mr. Taro Yamada of A Company and he gave me your email address. I am sorry to trouble you with this sudden email.

The reason why I’m writing you this email is that I am interested in your products. I think they are amazing. I actually have several questions about them. Do you mind if I ask you to answer the three questions? My questions are as follows.

– Question 1
– Question 2
– Question 3

I would be very happy if you could write back to me answering these questions when you have time. Thank you very much for your cooperation. I hope to hear from you soon.
Kind regards,

Yuko

確かに丁寧なメールなので相手い失礼になったり、意図が伝わらなかったりするということはありません。ただ、文面が長く情報として繰り返されている部分が多いため、回りくどく聞こえるのがお分かりかと思います。

丁寧かつ簡潔なメール文の例

今度は、情報としては全く同じことを伝えている次の文面と比較してみてください。

Hi John,

My name is Yuko Suzuki from Cerise Works Ltd. I was given your contact details by Taro of A Company. I am very interested in your products. I was hoping you could answer the following questions for me?

– Question 1
– Question 2
– Question 3

Thank you for your help and look forward to hearing from you soon.

Kind regards,

Yuko

いかがでしょうか?情報としては同じ内容が相手に伝わっていますが、無駄な文が切り捨てられているのがわかると思います。

特に相手の商品に興味があるというメールですから、自分の方が購入する側、つまり顧客ということになります。そういう場合は相手に余計な気を使う必要もないので、簡潔でシンプルな文が良いということになります。同時に、

I was hoping you could —.(〜していただきたいと思っております。)

のような相手にアクションを促しながらも丁寧な表現を使うのを忘れてはいません。礼儀は情報性のある文の言い回しで表すようにし、体裁を整えたり聞こえを良くしたりするだけの余計な文を省いてメールを書くことを心がけてみてください。

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