英語の請求書(Invoice)の書き方【テンプレート付き】

請求書(Invoice)の書き方

請求書は英語でInvoiceと呼ばれます。商品やサービスの提供に対する支払いを請求するために送る請求書のことですね。支払ったお金を受け取ったことを証明する書類であるレシートとは少し異なり、相手にお金を払ってもらうために出す書類ということになります。この記事では英語の請求書Invoiceの書き方をはじめ、海外の人とビジネスをするにあたって知っておきたい書類の種類について解説していきます。ダウンロード用テンプレートも載せましたのでぜひご活用ください!

英語の請求書(Invoice)の書き方

請求書に載せるべき項目

請求書に載せるべき項目は以下の通りです。

  1. 自分の名前と住所
  2. 相手の名前と住所
  3. 請求書番号(Invoice Number)
  4. 発行日の日付(Issue Date)
  5. リファレンス番号(Purchase Reference)
  6. 支払い期限の日付(Due Date)
  7. 支払いの項目、個数、詳細など
  8. 支払い金額
  9. 税額(特にVATなど、VAT番号もあれば記載する)
  10. 振込先(銀行詳細)

A4の紙一枚を請求書にすることを考えるのであれば、1ページを3セクションに分け、上の部分に1から6までを記載し、真ん中の部分に7から9、そして一番下に請求先を載せるのが一般的です。

支払い期限は、一般的に請求書の発行日から2週間〜4週間程度が目安です。請求書番号は、自分が管理しやすい番号を自由に割り当てて構いませんが、リファレンス番号は受注を受けた際に相手から与えられた管理番号などがあれば、それを記入します。

英語の請求書テンプレート

上記の項目が含まれていれば、基本的にレイアウトやスタイルは自由です。企業の場合は、会社でフォーマットが決まっていたり、数値を入力したりするだけで自動的に請求書を作ることのできるソフトを使っていたりします。会社のフォーマットであれば、通常レターヘッドと呼ばれる会社のロゴなどが刻印された紙に印刷する、あるいはすでに請求書のフォーマットにロゴのデザインが組み込まれたものを使うのが一般的です。

でも急に請求書を送って欲しいと言われた場合など、そういうシステムがない状況では、ワードやエクセルで作成したInvoiceを送るのももちろんOKです。以下のボタンをクリックするとシンプルな請求書のテンプレートをダウンロードできます。

請求書(Invoice)の使い方

社会人になりたての頃、私は請求書(Invoice)と受領書(Receipt)を混同していたことがあります。それにはいくつか理由があって、会社や個人事業者が相手に支払った経費を会計上証明する際には、請求書(Invoice)も受領書(Receipt)もどちらもほぼ同じように使うことができるからです。厳密に言えば請求書の場合は、実際に支払った銀行明細などの支払い履歴と合わせて使うことになります。

また、私は学生時代に日本の派遣会社で働いていたことがあるのですが、その会社は請求書を出さなくても、自動的にお金が振り込まれる制度になっていました。つまり完全な個人事業者扱いではなく、固定時間のない契約社員のように源泉徴収をした形で払われていたということです。よって請求書(Invoice)なんぞを発行してもらわなければいけないのは、会計上経費として処理するため以外の目的などないと信じていたわけです。

これは大きな間違いで、企業と企業の間の取引でも、個人と企業の取引でも、個人と個人の取引でも、請求書を出さないと支払ってもらえないということがあるので注意してくださいね。

自分がInvoiceを送る場合

まず、自分が請求書を作成して送ることになるのはどういう時かというと、自分が商品やサービスを提供して、その代価を相手に支払ってもらいたい場合です。ネット通販のような場合は、商品を引き渡す前にクレジットカードなどで代金を払ってもらうのでプラットフォームの支払い形態にしたがっておけば良いのですが、フリーランスなどサービスを提供する際に、支払いに当たって相手から請求書を求められることがあります。

自分が送る請求書に基づいて、相手は支払いを進めることになるわけですが、当然不当な支払額を書いて送りつけても払ってもらえるわけではないので、あらかじめ請求書に載せる支払い額については相手と調整した上で請求書を送るようにしましょう。

振込先詳細を書くときの注意点

また、海外から送金してもらう場合、振込先の所に、いわゆる口座番号だけではなく、IBANとBICと呼ばれる番号を含めるようにしましょう。IBANとBICがわからない場合は、銀行に問い合わせてみてください。自分の口座と結び付けられた固有の番号を教えてもらえるはずです。これらの番号を載せておけば、海外からの送金もスムーズに進めることができます。

請求書作成ソフト

最近はフリーで活動する人も増えているため、個人で気軽に使えるInvoice作成ソフトも増えています。

その中でおそらく最もメジャーなものが、Quick Booksというウェブサイトです。これは税務署からの推奨もあるサイトで、Invoiceを作成する機能だけでなく、個人事業者にとっては面倒な経費のレシート管理、さらには年度末の会計機能なども備え合わせたオンラインのソフトウェアです。ただ、有料なので私は使っていません。

https://quickbooks.intuit.com/

似たようなサービスで、Invoice作成が無料で行えるソフトにQuick Fileというものがあります。私はフリーになってからずっとこちらのソフトを使っています。基本的には数字などを入力するだけで、請求書が自動作成され、ウェブサイト内の機能で相手に直接送ることもできます。レイアウトにもある程度自由度があって、私は気に入っています。

https://www.quickfile.co.uk/

相手からInvoiceを送ってもらう場合

逆に、相手から請求書を送ってもらうのはどういう時かというと、商品やサービスを自分が購入する立場になった場合ですね。注意点としては、請求書に書かれている支払い期限までに、支払いを完了するようにしましょう。また、支払いが終わった後も、自分のビジネスの経費として証明する書類になるので、破棄せず保存しておくようにしましょう。

特にVAT(付加価値税)の還付を受ける際などには、Invoiceに該当するVATについての表記があることが必要になりますので、該当する場合には記載があるか確認しておきましょう。記載がない場合は「VAT Invoice」を送って欲しいと相手に連絡してみましょう。

請求書を送ってもらう時の便利な表現

英語では、

  • Please raise an invoice:請求書を出してください。
  • Please issue an invoice:請求書を発行してください。
  • Please send an invoice:請求書を送ってください。

などという風に使います。一番上の「Raise」を使った表現はイギリス英語特有の表現だそうです。イギリスでは一番よく聞く表現なのですが、アメリカ人の中には聞いたことのないという人もいるようでした。

その他知っておくべき書類の種類

請求書(Invoice)の他にも、海外とビジネスをするのであれば知っておくと便利な書類の名前について簡単に触れておきたいと思います。

見積書:Quote

見積書(Quote)は正式な受注を受ける前に、どれくらいの費用がかかるのかを示すために送る書類です。見積もりを送ってくださいという時は「Please get me a quote」などの表現を使うことができます。

注文書:Purchase Order

注文書(Purchase Order)は正式な発注を行う際にに送る書類です。発注の内容に行き違いが内容に、電話やメールでオーダーを出した後でも、この書類を出してくださいと言われることがあります。購入する側が、注文する品や個数、合意した金額などを明記して送ります。オーダー番号を入れておいて、相手から請求書を送ってもらう時にリファレンス番号として記入してもらうと、注文と支払いを管理しやすくなります。

受領書:Receipt

受領書は英語でもReceiptというだけあって、いわゆるレシートです。レジから自動的に印刷されて出てくるものの他に、請求書などと同様にきちんとした書類としてもらうこともあります。受領書は支払いを要求するものではなく、支払いが完了したことを示す書類です。

貸方票:Credit Note

例えば、相手から100ドルの請求書を出してもらい、あなたが100ドル支払ったとします。その後、実は請求額が間違っていることが判明して、実際は80ドルの支払いでよかったという場合、相手から20ドルの金額が書かれた貸方票(Credit Note)が送られてきます。貸方票にしたがって、20ドルは返金されるか、あるいは次の請求がある場合、その額を差し引いた額の請求書が届くということになります。

納品書:Delivery Note

注文した品物が届く時に、納品を示す書類として送られてくるのが納品書(Deliver Note)です。この書類には、同封されている品の個数などが表記されている一方、値段などについての記載がないこともあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?請求書(Invoice)とその他5つの書類の名前を覚えておけば、海外と取引をするのもスムーズになるはずです。

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