英語の電話対応の仕方【このフォーマットですべてOK】

英語の電話対応

英語で電話がかかってきたけれどうまく対応できなかった、英語で電話をかけなければいけないけどどう話していいかわからない、その気持ちよくわかります。実は私も英語での電話対応がとても苦手でした。でも、この記事にあるいくつかの英語表現を覚えておけば、あとはフォーマット通りに対応すればいいだけで簡単ですので安心してください!

英語の電話対応の仕方

自分から電話をかけるとき
・挨拶
・話したい相手を呼んでもらう
・直通番号や携帯電話にかけるとき
・担当者が不在のとき
・電話の切り方

かかってきた電話を受けるとき
・挨拶する
・保留にする
・人に繋ぐとき
・自分宛の電話だったとき
・担当者が不在のとき
・メッセージを受ける

自分から電話をかけるとき

挨拶

Hello, / Good morning. / Good afternoon. / Good evening.

時間帯に合わせて普通の挨拶をすればいいのですが、「Hello」は「もしもし」の代わりにも使う言葉です。携帯の電波などが悪くて聞こえ辛くなったときなど、「もしもし聞こえますか?」の代わりに「Hello?」と言います。

This is Yuko Suzuki calling from Cerise Works.(鈴木祐子です。セリーズワークス社よりお電話しています。)
My name is Yuko Suzuki. I am calling from Cerise Works.(鈴木祐子です。セリーズワークス社よりお電話しています。)

スタンダードな名乗り方になります。どちらもほぼ同じような意味、ニュアンス、丁寧さの表現です。

I am calling on behalf of Cerise Works.(セリーズワークス社の代理でお電話しています。)

ちなみにこの表現は慈善団体などが、第三者団体にテレフォンマーケティングの委託をしている場合などに、あくまで慈善団体が直接連絡していないことをほのめかす表現として使われることもあるそうです。

話したい相手を呼んでもらう

May I speak to John?(ジョンさんとお話できますでしょうか?)
I would like to speak to Mr. Smith, please.(スミス氏とお話したいのですが。)

これは同僚やレセプションの人、代表番号の対応係の人などに取り付いでもらうときに使います。ちなみに代表番号のことを「switchboard」と呼びます。

I’m calling to arrange a meeting with him.(彼との打ち合わせをアレンジするためにご連絡しています。)
It’s regarding the pitch next week. (来週の売り込みのことです。)

相手が取り付いでくれるときに要件を伝えられるように、電話をかけている理由を簡単に告げておくとよいですね。

直通番号や携帯電話にかけるとき

Hello. Is that John? Is it a good time to talk?(こんにちは。ジョンさんですか?今話せますか?)

話したい相手が出ることが想定されている場合はこのような表現になります。

How are you doing?(調子はいかがですか?)
Are you all right?(調子はどう?)

本題に入る前に相手の近況を確認するなど1クッション置くのが一般的です。

担当者が不在のとき

Can I leave a message?(伝言をお願いできますか?)
Could you tell him that I called?(電話があった旨お伝えいただけますか?)
Could you please ask him to call me back?(折り返しお電話いただくようお伝えいただけますか?)
When is a good time to call back?(いつお電話差し上げるのがよろしいでしょうか?)
No worries. I will call again later. (大丈夫です。後ほどまたお電話します。)

電話の切り方

Thank you very much for your help. (対応してくださってありがとうございました。)

担当者と話せなかったときは、電話対応をしてくれた人にお礼を言って切りましょう。

かかってきた電話を受けるとき

挨拶

Hello, Cerise Works, Yuko speaking. (もしもし、セリーズワークス社の祐子が対応しております。)

オフィスなどで電話対応をするときは、このように電話に出ます。

How may I help you?(どのようなご用件でしょうか?)
How may I assist you?(どのようなご用件でしょうか?)

どちらの表現もほぼ同じ意味です。

保留にする

Let me see if he is available.(彼が対応可能かどうか確認させてください。)
Can I put you on hold for a moment?(少しの間、保留にしてもいいですか?)
Hold on a second, please?(少々お待ちください。)

人に繋ぐとき

I’ll put you through to John.(ジョンにお繋ぎします。)
I’ll transfer your call.(お繋ぎします。)

自分宛の電話だったとき

Speaking.(私本人が話しています。)

最初の挨拶でも使いましたが、電話で自分が話しているということを伝えるときはこの短い表現で十分です。これは携帯電話に知らない番号から電話がかかってきたときにも使える表現で、通常名前と一緒に使います。昔同僚が携帯電話に出るときいつも、「Adam speaking」と言っていたのがなぜか今でも耳にこびりついています。

担当者が不在のとき

He is not available right now. (彼は今取り込み中です。)
He is out of office now. (彼は今オフィスを開けております。)
He is on leave now.(彼は今休暇をとっております。)

メッセージを受ける

Can I take a message?(伝言をうけたまわりましょうか?)
Would you like to leave a message?(伝言を残したいですか?)
May I take your name?(お名前を伺ってもよろしいですか?)
How do you spell your name?(お名前の綴りを教えてくいただけますか?)
Could I ask what company you’re calling from?(会社名を伺ってもよろしいですか?)
What is this call regarding?(ご用件は何でしょうか?)
Would you like him to call you back later?(後ほど連絡させましょうか?)

私が会社勤めをしていたときに電話対応で使った英語表現はこれくらいです。これだけ知っていれば十分対応可能です。ただ知っていても咄嗟に出てこないことが多いので、英語の電話を取る機会の多い人は、繰り返して口に出して実際に言ってみると必要なときに口を突いて出て来やすくなります。

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